31 mars 2010
Un générateur de balises Dublin Core
J'ai bricolé un générateur de balises Dublin Core simple (15 propriétés, sans attributs), disponible ici.
Il permet de générer simultanément 25 métadonnées (les propriétés DC sont facultatives et répétables), et son utilisation devrait être assez intuitive. Le pavé de métadonnées est ensuite à insérer dans la partie <head> du document que vous voulez décrire. Bon, je vous accorde que pour le moment ça ne sert pas à grand chose, mais bon...
Il est sous licence Beer-ware, d'autant que c'est du bricolage de néophyte.
24 mars 2010
Entreprendre un chantier de (re)magasinage
Petit préambule.
Des collections à déplacer, une implantation peu satisfaisante du point de vue de la conservation, de la facilité d'accès, quelques raisons qui peuvent entraîner la mise en place d'un chantier d'envergure. Le gestionnaire de la collection, le chef du fonds, le conservateur responsable, quel que soit le nom qu'on lui donne, a souvent son avis sur la procédure à suivre. Cette personne bénéficie généralement d'un certain recul sur les collections ciblées, et donc dans l'idéal d'une vision d'ensemble, depuis la cohérence intellectuelle du fonds jusqu'à son implantation physique. Pourtant, le magasinier, a-fortiori quand il assume des responsabilités d'encadrement, doit disposer d'une certaine expertise matérielle, fondée sur une expérience concrète quotidienne de ce même fonds. Il semble donc indispensable de le joindre à la réflexion préalable sur la menée du chantier. L'ensemble de l'équipe concernée devrait être consultée, ne serait-ce que pour en tirer les bonnes idées, et lui expliquer les choix retenus.
Ah, autre chose : mes fonctions m'amènent à travailler essentiellement sur des collections de magasins en accès indirect, dont beaucoup de collections anciennes, et considérées comme patrimoniales (donc non sujettes au désherbage).
Pré-requis indispensables.
Avant d'entreprendre un chantier, surtout d'envergure, il faut connaître le fonds concerné et son implantation géographique de manière précise et concrète. À l'instar de l'outil évoqué par Bertrand Calenge pour connaître les documents de chaque espace et leur activité, il faut développer un outil pour connaître leur implantation. Excel, dans ce domaine, reste un bon partenaire, par son bon rapport efficacité / facilité d'utilisation, et par son caractère "graphique". Nous avons développé dans mon service un plan détaillé des magasins placés sous notre responsabilité, qui nous montre les cotes extrêmes par demi-épi, les mètres linéaires correspondant, ainsi que les mètres au sol, car la hauteur des volumes est variable et notre tablettage ajustable, et le métrage de l'espace vacant éventuel. Cela nous permet de mesurer automatiquement l'importance volumétrique des grands ensembles qui composent nos collections. Il nécessite une mise à jour à chaque modification, et pour être utile d'être partagé avec ses usagers. La réalisation de cet outil demande un pointage laborieux sur place, mais une fois qu'il est fait, son utilité saute aux yeux. Il peut s'avérer trop précis pour un simple plan de repérage, mais permet la réalisation de celui-ci et son actualisation sans effort. Il permet d'éditer, ou de rééditer la signalétique très facilement. De manière générale, il permet surtout d'éviter de réitérer les pointages à chaque interrogation sur une partie ou l'ensemble des collections des magasins.
Autre pré-requis : l'écoute, et aussi celle des nouveaux arrivants dans le service. Cela permet de bénéficier de ce que j'appelle "le roi est nu", en référence approximative au conte d'Andersen. Les regards neufs permettent souvent de prendre conscience que tout est perfectible, même certains usages ou habitudes tellement acquis qu'on n'en questionne plus la légitimité. Certains parlent de crapauds fous, l'enfant qui crie "le roi est nu" est leur ami.
La préparation du chantier.
On entreprend un chantier ponctuel pour améliorer une situation précise, et répondre à un problème concret. Par exemple, déménager une collection d'un magasin à un autre, équiper les tablettes de bande antidérapante, reconditionner des documents... Cependant, il faut essayer de prendre en compte tous les aspects de la collection ciblée avant de l'entreprendre. On pense généralement à prévoir l'accroissement volumétrique d'une collection qu'on envisage de déplacer, mais il ne faut pas oublier l'accroissement physique à nombre de volumes égal. Cet accroissement est dû aux conditionnements et nouvelles reliures à venir, mais aussi aux ouvrages déclassés qu'on retrouvera peut-être un jour, sans oublier bien sûr le fait que la collection que l'on déplace mérite sans doute une "aération", les ouvrages étant trop serrés à cause, et bien, des conditionnements passés et des déclassés que l'on a déjà retrouvés. Cet espace doit être disséminé au sein de la collection, pour éviter les refoulements importants, surtout quand on retrouvera les quelques ouvrages déclassés au cours du mouvement lui-même. Et on tâchera d'équiper les rayonnages d'accueil de manière satisfaisante, pour éviter d'avoir à redéplacer la collection plus tard quand on abordera le chantier d'équipement rétroactif des rayonnages. Mieux vaut perdre du temps en préparation du chantier, interroger les différents interlocuteurs, que se précipiter dans un mouvement qui ne serait pas conçu pour durer.
Le plus confortable pour déplacer une collection temporairement est de bénéficier d'un rayonnage d'accueil vacant. La mise en carton est toujours, toujours, plus lourde et source de déclassements et de perte de temps. Sans compter que les collections redéployées temporairement restent disponibles, contrairement à celles en carton. Je sais, c'est facile à dire, et l'espace est rare partout. Mais mieux vaut déménager une collection sur plusieurs étages, ou encore morceler cette collection que la mettre en caisses. De même, si l'on dispose d'un espace d'accueil temporaire trop restreint, on peut faire le chantier en plusieurs fois. Enfin, si on doit rendre une collection indisponible, rien n'oblige à ce que ce soit la collection qu'on manipule qui le soit : on peut gagner de la place en mettant en cartons un autre fonds, moins demandé.
Enfin, la préparation du chantier doit permettre d'isoler ses grandes phases, qui ne nécessiteront peut-être pas la même force de travail, et ainsi d'organiser le calendrier des opérations. Il faut essayer de prévoir au maximum les détails pratiques. Des exemples : numéroter les cartons sur plusieurs faces (jamais sur le couvercle), définir l'ordre de chargement des chariots (quitte à marquer le coté "début"), communiquer auprès des publics et des collègues (y compris par la signalétique)...
Le suivi du chantier.
Même si c'est laborieux, le suivi du chantier implique de récupérer le maximum de données quantitatives. Le métrage linéaire avant et après (et donc le taux d'accroissement), le nombre de personnes impliquées dans les différentes phases, le volume horaire de travail correspondant, le type de la collection concernée (format, état de conservation), les ressources matérielles utilisées, tout ce qu'on peut noter. Outre une certaine valorisation du travail effectué (jamais négligeable), ces données permettront de préparer au mieux les futurs chantiers, d'en estimer la durée et les besoins liés. Chaque chantier implique une part de pifomètre, ces statistiques permettent de la réduire.
Enfin, le chantier devra donner lieu à un compte-rendu quantitatif et qualitatif, pour rendre l'expérience utile à tous (et s'en souvenir soi-même). Toujours dans le but d'affiner la préparation des chantiers à venir : sur telle phase, on se marchait dessus, il y avait une personne de trop, qui en revanche a manqué sur la phase suivante, on n'a pas assez de chariots, les signets de repérage font perdre du temps et sont inutiles, etc. Ce compte-rendu implique donc la participation à ce chantier.
20 mars 2010
Dichotomies
"Le monde se divise en deux catégories..." La BnF aussi.
Haut-de-Jardin, bibliothèque d'étude, ou Rez-de-Jardin, bibliothèque de recherche ?
Plus des trois quarts des lecteurs du HdJ sont lycéens ou étudiants (près de la moitié des inscrits sont en licence, et 10% sont des lycéens), moyenne d'âge 25 ans. Une forte proportion fait peu ou pas usage des collections mises à leur disposition.
Les lecteurs du RdJ ont en moyenne 38 ans, et sont pour moitié doctorants ou étudiants en master, viennent ensuite les enseignants du supérieur.
Le personnel est partagé entre ces deux mondes. Les collections en magasins du RdJ rendent les coûts d'ouverture des deux niveaux incomparables. En conséquence, beaucoup, beaucoup plus d'heures sont consacrées à la bibliothèque de recherche, et si quelques-uns se consacrent presque exclusivement au HdJ, la majeure partie de l'effectif de magasinage n'y va que peu ou pas du tout. L'image largement répandue est que la principale difficulté du Haut réside dans son lectorat, qui est réputé plus dissipé, moins respectueux des règlements comme des personnels, voire dans certains cas rares mais graves, agressif et violent. Le fait que certains n'utilisent pas les collections est également mal perçu : la légitimité de ces lecteurs est remise en cause. La présence extrêmement marginale mais très relayée par la rumeur interne d'un groupe de proxénètes utilisant l'accès à internet pour organiser leur trafic encourage cet a-priori négatif. Il existe une réelle hiérarchie de prestige entre le HdJ et le RdJ, peut-être même plus chez les professionnels que chez les lecteurs. Cela n'empêche nullement certains agents de préférer le Haut-de-Jardin, mais ils ne peuvent ignorer la désaffection de leurs collègues. Dans les faits, les incidents en HdJ sont très rares, et les conditions de travail pour le personnel très acceptables. En revanche, assez paradoxalement, le projet actuel de réforme de ce niveau semble contribuer à sa mauvaise image, comme si c'était la preuve de ses problèmes.
Conservation ou communication ?
Parmi les grandes missions de la BnF, la conservation et la communication des collections concernent au quotidien les magasiniers. Dans l'absolu, la préservation des collections est censée assurer au public présent et futur la possibilité d'y accéder. Pourtant, moins un ouvrage est consulté, donc manipulé, plus ses chances de survie dans le temps sont sauvegardées. On ne communique pas un livre pour le conserver, on conserve ce livre pour pouvoir le communiquer, cette schizophrénie est assumée, ça ne la rend pas simple au quotidien. Le RdJ est officiellement une bibliothèque de dernier recours, les lecteurs doivent être accrédités, mais cette accréditation ne garantit en rien la possibilité d'avoir accès à l'intégralité des documents. Nombreuses sont les réponses "Hors d'usage", qui signifient que le document est trop abîmé pour permettre sa consultation, et si la grande majorité des lecteurs s'en accommodent, certains ont plus de mal. La sévérité du personnel est variable, et l'arbitrage toujours subjectif. Deux types de documents entraînent une réponse de ce type : ceux dont l'état matériel a déjà été repéré et notifié par en interne, et ceux pour lesquels on le découvre lors de la demande. La première catégorie donne lieu à une réponse systématique, sans nouvel arbitrage, tandis que la deuxième nécessite une décision de la personne en magasin. Une des armes des "gentils" (pour le lecteur, pas pour le livre) se matérialise en un signet "retour au service de la conservation", qui signifie presque explicitement "ça ira pour cette fois parce que c'est grâce à vous qu'on l'a découvert, mais ne comptez pas le redemander une autre fois". Mais bon, comme le document va passer dans les mains d'autres agents avant de parvenir au lecteur (cf. circuit de communication des documents), quelqu'un de plus sévère (ou de moins laxiste) peut toujours revenir sur cette décision.
On notera que les documents de substitution voudraient être une réponse à ce dilemme. Quand ils existent, les lecteurs y sont systématiquement renvoyés. Pourtant, malgré leur existence, et les nombreux avantages qu'ils apportent (ou promettent), particulièrement les documents numérisés, ils mettent en évidence la grande différence entre l'objet livre, dans son approche matérielle historique, quasi "muséale", et son contenu intellectuel. L'aspect presque affectif du contact avec un livre plus ou moins ancien reste à prendre en compte.
Enfin, sur un autre plan, qui ne relève plus du personnel de magasinage mais influe énormément sur leur quotidien, cette opposition entre conservation et communication se répercute dans l'attribution des moyens humains et matériels à ces deux missions. La communication, c'est la vitrine immédiate, mais la conservation est à la mode avec la numérisation de masse. Qu'est-ce qui rapporte le plus en matière d'image, à court terme ? Le dilemme est complexe, surtout quand les effectifs sont en réduction, et le budget plus que serré (c'est volontairement que je n'évoque pas des arguments qui relèveraient d'une politique réfléchie et raisonnée à long terme, même si je ne saurais désigner les responsables de cette lacune).
Une bibliothèque pour tous les lecteurs ou pour chaque lecteur ?
Il faut souvent choisir entre assurer la satisfaction du plus grand nombre, quitte à laisser sur le coté ceux qui présente des difficultés, ou se consacrer à eux, et donc un peu moins à tous les autres. La solution réside dans l'organisation du travail, pour garantir le plus juste équilibre. En gros, garantir du temps disponible à des équipes spécialisées dans la résolution des problèmes : soucis techniques, recherche des documents perdus, corrections du catalogue, aide aux lecteurs moins autonomes... Or cette expertise n'est possible que si l'on est confronté régulièrement à ces problèmes tout en étant parfaitement à l'aise avec le fonctionnement de la bibliothèque. Donc en étant fortement impliqué dans le travail courant, la formation théorique ne pouvant remplacer l'expérience. Bien sûr, nul ne peut être spécialiste en tout, et une bonne maîtrise des subtilités du catalogue ne nécessite pas de connaître sur le bout de doigts le circuit de communication, ou la répartition géographique des collections, et inversement. En revanche, une connaissance (et une acceptation) des différents interlocuteurs et de leurs domaines d'expertise est indispensable, et fait parfois défaut.
L'autonomie des lecteurs est recherchée, parce qu'ils en sont parfois demandeurs, et parce qu'elle permet de consacrer plus de temps à ceux qui sont en difficulté. Pourtant, cette autonomie a ses limites, et à trop les laisser se débrouiller par eux-mêmes, on finit par ne plus les aider. Le fait de venir demander un renseignement ne doit pas leur peser comme un constat d'échec ou d'incompétence. Et le nombre d'agents postés en renseignements bibliographiques doit être suffisant pour faciliter ces échanges.
Le lecteur est-il mon ami ou mon ennemi ?
En tant que magasinier, le lecteur me donne du travail. En même temps, c'est un métier que j'ai choisi. Et le lecteur l'une des deux raisons qui font que je travaille enfermé dans un sous-sol de béton (l'autre étant la conservation des ouvrages). Sa satisfaction est le but de mon boulot (enfin, l'un des deux). Il est intéressant de remarquer que les collègues sont partagés entre ces deux tentations. Généralement, mais pas toujours, ce sont ceux qui voient/vivent/créent/fantasment/subissent/entretiennent un clivage social entre les magasiniers et les conservateurs qui expriment une animosité ou une rancune envers les lecteurs. Ils estiment d'ailleurs généralement que ceux qui considèrent les lecteurs d'un œil bienveillant sont aussi les plus prompts à suivre les consignes de la hiérarchie. J'aurais plutôt tendance à me situer du coté des lèche-bottes, mais mon cas est particulier : je suis encadrant de proximité (sous-chef, chefaillon, choisissez le terme qui vous plait le plus).
Pour l'encadrement, le dilemme existe également. Comment équilibrer le rapport entre poids pour l'ensemble de l'équipe et satisfaction des usagers. Entre confort pour les employés et efficience du service rendu. Plus les effectifs se réduisent, plus l'équilibre est fragile. Dans quelle mesure doit-on tenir au mieux, quand faut-il renoncer à une certaine efficacité ? Est-il légitime de s'interdire un effort personnel pour montrer une difficulté collective ? N'est-ce pas dangereux ? Mais n'est-il pas plus dangereux encore de continuer coûte que coûte ?
Pour revenir au lecteur ami ou ennemi, on remarque une réelle incompréhension par les "ennemis" des lecteurs des motivations de ces derniers. La consultation d'ouvrages de vulgarisation, la demande de très nombreux ouvrages, ou volumes de périodiques, parfois pour une consultation très rapide sont considérées comme presque illégitimes, et perçues comme un manque de considération pour le travail des magasiniers. Et, en même temps, les séjourneurs pas vraiment lecteurs du HdJ sont également suspects. Notons enfin l'excès inverse, le stéréotype du "trop ami", qui généralement ne prendra pas la décision finale pour la question sur laquelle il prouve sa gentillesse. Celui qui autorise une photocopie qui sera refusée devant le photocopieur, qui accepte de communiquer un ouvrage manifestement hors d'usage, laissant la sévérité au prochain contact du lecteur.
Peut-être que la BnF gagnerait à organiser pour ses personnels des formations pour connaître et comprendre les lecteurs, savoir ce qu'il font, pourquoi, et comment.