La communication des documents : comment ça marche ?
Comme chacun sait, il y a deux niveaux de salles de lecture à la BnF : le Haut-de-Jardin, bibliothèque d'étude, et le Rez-de-Jardin, bibliothèque de recherche. En HdJ (oui, on adore parler en initiales), les ouvrages sont tous en libre-accès. Classés en Dewey, rien d'exceptionnel. En RdJ, certains ouvrages sont en libre-accès, mais surtout les lecteurs peuvent consulter les documents conservés dans les magasins. Ils les commandent depuis le catalogue, et les documents arrivent en banque de salle, où ils peuvent aller les retirer.
Contrairement à ce que prétend la légende, le prélèvement des ouvrages en magasin n'est pas automatique. C'est d'ailleurs une tâche qui monopolise beaucoup de magasiniers. Mais comment ça se passe ?
Le lecteur commande son ouvrage sur le catalogue. Il peut le faire sur place, ou à distance, mais il doit impérativement avoir une place réservée pour le jour de sa commande. Informatiquement, sa demande est transmise à la station qui couvre les magasins où le document se trouve. Les magasins sont numérotés, pour délimiter des zones "d'adressage", et chaque document dispose donc d'une adresse précise, qui indique dans quel magasin il se range. Des stations sont disséminées régulièrement entre les magasins, et elles ont une "zone de couverture", qui définit quels magasins dépendent de cette station. Chaque magasin dépend d'une station, mais une station gère souvent plusieurs magasins.
Un poste informatique en station permet de connaitre les documents demandés par des lecteurs et conservés dans les magasins adjacents. Ainsi, quand le lecteur demande son ouvrage, la station qui gère le magasin où il est rangé en est informée automatiquement, par l'impression d'un bulletin de communication. Et c'est là que la magasinier entre en action, en allant chercher l'ouvrage en magasin, pour l'apporter dans la station. De là, le document sera envoyé vers la banque de la salle où le lecteur a sa place. Cet envoi se fait par Transport Automatisé de Documents (le TAD).
C'est le TAD, le système qui fait fantasmer les gens de l'extérieur. On entend parfois dire que ce sont des robots qui prélèvent les documents, mais comme vous avez bien suivi, vous savez qu'il n'en est rien. En fait, ce sont des nacelles, des sortes de paniers ronds et bleus, qui se déplacent sur un rail. Ce réseau ferré dessert (entre autres) la trentaine de stations en activité, et les 8 banques de salles du RdJ. Le système étant automatisé, en pistant le document on informe le système informatique qu'on est en train de l'envoyer, et le réseau sait vers quelle destination la nacelle doit se déplacer. Le document part donc à la vitesse folle de 5 km/h vers la banque qui gère la salle où le lecteur a sa place, où un autre magasinier l'attend patiemment. Et quand le lecteur rend le document, celui-ci fait le même trajet, mais dans l'autre sens.
Les magasiniers sont actifs sur le circuit de communication, qui s'apparente à du travail à la chaine. En station, on va prélever les documents quand un bulletin sort, et on range ceux qui nous reviennent par TAD. Il n'est pas toujours évident de conserver à l'esprit que derrière ces demandes et ces retours, il y a des lecteurs qui font des recherches. D'autant que le débit peut-être particulièrement soutenu. En outre, aussi rapide que soit le prélèvement de l'ouvrage à proprement parler, l'envoi reste tributaire du nombre de nacelles disponibles, chaque nacelle ne pouvant desservir qu'une seule destination à la fois, et transporter au maximum cinq documents. En moyenne, un document met 30 minutes à arriver en salle de lecture, prélèvement compris.
Si vous êtes lecteur assidu ou occasionnel en Rez-de-Jardin, vous comprenez donc que :
- Si vous avez demandé plusieurs documents en même temps, il est normal qu'ils n'arrivent pas forcément au même moment, puisqu'ils peuvent être conservés à des endroits plus ou moins éloignés.
- Si un incident a empêché votre document d'arriver jusqu'à la banque, il est très possible que le magasinier qui s'y trouve ne sache pas pourquoi. Souvent, il ne connait même pas les personnes qui travaillent dans la station d'où ce document a du être envoyé.
- Si le magasinier en banque vous demande de rendre votre ouvrage avec son bulletin d'accompagnement, c'est parce que ce bulletin permet d'identifier vers quelle station renvoyer le document.
Enfin, ce qui surprend le visiteur des coulisses de Tolbiac, ce sont les nacelles TAD. Elles sont rondes et bleues, mais surtout elles sont composée d'une coque où sont fixées les roues accrochées dans le rail, et d'un panier lesté et pivotant. C'est pas facile à expliquer, mais ça leur permet de voyager pendues au rail qui court sur le plafond. Et il y en a plein. Un train électrique à l'envers, avec les aiguillages et tout. Quand on circule seul dans un couloir, suivi par un wagonnet bleu qui avance à la même vitesse que soi, faut mieux pas avoir vu la veille un film de science-fiction, parce que ça peut rendre un poil paranoïaque. J'ai déjà vu des gens leur parler...
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